PERFIL DO PROFISSIONAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Os bibliotecários-documentalistas são os profissionais que concebem, organizam e administram estruturas de documentação e informação. Para tal, estabelecem e aplicam os critérios de organização e funcionamento dessas estruturas (por exemplo bibliotecas e centros de informação e documentação). No âmbito das suas tarefas avaliam, adquirem e tratam os diversos suportes documentais (tais como livros, revistas, jornais, manuscritos, CD-ROM, etc.) com o objectivo de facilitar o acesso à informação; concebem e planeiam serviços e sistemas de informação; seleccionam e analisam informação com o objectivo de a racionalizar, isto é, gerem a informação; inventariam as necessidades dos utilizadores a fim de objectivamente lhes responder; definem os processos de recuperação e exploração da informação; recuperam a informação a partir de fundos documentais próprios, através do intercâmbio entre bibliotecas e/ou serviços de informação; mantêm actualizados os fundos bibliográficos documentais, perspectivando as necessidades futuras; procedem à análise e avaliam a qualidade dos serviços e produtos documentais; produzem e difundem informação adequada aos interesses dos seus utilizadores; organizam e realizam actividades de promoção do livro e da leitura e de animação cultural.

Nas unidades documentais de maior dimensão estes profissionais podem desempenhar funções em áreas específicas, nomeadamente no apoio directo aos utilizadores, ajudando a definir estratégias de pesquisa em bases de dados, ministrando formação aos utilizadores e garantindo o acesso mais rápido e fiável à informação pretendida. Podem ainda efectuar a gestão documental, desde a política de aquisições ao tratamento técnico da mesma (inventariação, catalogação, indexação). Os que trabalham na gestão integrada da unidade documental estão incumbidos, designadamente, de gerir os recursos humanos da unidade documental, como por exemplo os técnicos-adjuntos de biblioteca e documentação, bem como de gerir os recursos financeiros, nomeadamente através da preparação de orçamentos, podendo ainda estar encarregues da gestão de outras actividades, tais como acções de divulgação.

Apesar de, actualmente, se considerar uma só profissão, a função de bibliotecário-documentalista constitui-se por duas profissões originalmente distintas. De facto, é possível estabelecer uma pequena diferença entre o trabalho do bibliotecário e o trabalho do documentalista: enquanto que o primeiro trabalhava, essencialmente, sobre documentos originais, ditos primários (maioritariamente bibliografia impressa), o segundo reunia documentos deles derivados, isto é, que os referenciam, analisam, resumem, relacionam e tornam mais acessíveis, constituindo a informação dita secundária e terciária.

Os arquivistas são os profissionais que adquirem, avaliam, organizam e conservam a informação relacionada, basicamente, com a gestão da actividade de instituições ou pessoas – de natureza pública ou privada – independentemente do suporte em que estiver registado. No âmbito das suas tarefas estabelecem e aplicam critérios de gestão de documentos; avaliam e organizam a documentação com interesse administrativo, probatório e cultural, de acordo com sistemas de classificação definidos pela entidade produtora da documentação ou que reflectem o seu sistema de organização e/ou os das redes organizacionais onde se encontrem envolvidas; mantêm os documentos, respeitando o esquema de organização original do arquivo; intervêm na análise de processos organizacionais adequando-os à respectiva produção documental, definem e optimizam circuitos documentais e processos de controlo dos documentos na organização, elaboram tabelas de selecção estipulando os prazos de conservação e destino final dos documentos; referenciam os documentos de modo a poderem ser facilmente localizados por qualquer utilizador do arquivo; orientam a elaboração de instrumentos de acesso documentação, tais como guias, inventários, catálogos e índices; apoiam o utilizador orientando-o na pesquisa de registos e documentos apropriados; promovem acções de difusão a fim de tomar acessíveis as fontes; coordenam e supervisionam o pessoal que lhes presta apoio técnico.

O trabalho do arquivista é condicionado pelo tipo de arquivo em que está a trabalhar. Se trabalha o arquivo no sector de administração corrente, é sobretudo um gestor da informação administrativa e dos seus circuitos dentro das organizações. Procede essencialmente à identificação e controlo de documentos originados no respectivo sistema informacional produzindo sobre eles mecanismos de representação e localização; tem intervenção sobre a concepção da tipologia dos próprios documentos (formulários, formatos, linguagem, etc.), o seu registo e a sua circulação dentro dos serviços; zela pela preservação da informação e seus suportes. Tem também a responsabilidade de implementar a respectiva avaliação, de fazer cumprir os prazos de conservação e de ter especial atenção pela salvaguarda dos dados confidenciais. Se trabalha no sector de arquivo definitivo, o seu trabalho implica que estude as instituições que deram origem à informação acumulada e que procure reconstituir os trâmites e os critérios da produção documental. Procede à classificação, ordenação e descrição de documentos, inserindo-os no contexto de produção tendo sempre em atenção os indivíduos que irão utilizar essa informação (por exemplo, cidadãos em geral, investigadores das mais variadas áreas de conhecimentos: médicos, historiadores, economistas, etc.). O objectivo do seu trabalho, num caso ou noutro, é tornar a informação clara de modo a que possa corresponder às necessidades dos utilizadores.

Quando recebe documentação acumulada e por organizar, também lhe competirá promover o seu recenseamento e avaliação.

A utilização de bases de dados e das novas tecnologias da informação (ex. redes de fornecimento electrónico de documentos, como a Internet) vieram facilitar e optimizar o trabalho dos bibliotecários-documentalistas. De facto, estas tecnologias têm contribuído para a evolução das funções destes profissionais, alterando-lhes o conteúdo, modificando os procedimentos de trabalho e potencializando a qualidade dos serviços prestados, na medida em que proporcionaram novas possibilidades de criação, manipulação, transmissão e armazenamento da informação. Por outro lado, como vieram permitir que a informação seja mais facilmente reunida, mais rapidamente tratada e melhor difundida, têm possibilitado que mais utilizadores tenham um melhor acesso à informação.

A actividade dos arquivistas também se tem alterado com a introdução de novas tecnologias, que vieram melhorar as técnicas e os instrumentos de trabalho^. Por exemplo, a introdução da informática veio permitir a consulta mais rápida de informação, pois o uso das redes informáticas permite a reconstituição dos fundos documentais de um mesmo arquivo dispersos por várias entidades por outro lado, o uso da digitalização permite uma mais completa e rápida difusão do vasto património arquivístico existente Por fim, ao automatizarem os seus circuitos administrativos e técnicos, as instituições começam a produzir documentos que utilizam outros suportes que não o papel (discos ópticos, bandas magnéticas, etc.), o que exige que se criem procedimentos de trabalho completamente novos para a sua gestão, englobando nesta tarefa a promoção do acesso e assegurando a sua conservação continuada.

Dada a influência que as novas tecnologias têm tido em ambas as profissões, nos últimos anos, é importante que estes profissionais possuam, cada vez mais, bons conhecimentos de informática. É igualmente vantajoso que possuam um bom conhecimento de línguas, pois muitas vezes têm de consultar documentos que não são escritos em português. Devem, ainda, dominar algum vocabulário técnico de diversas áreas de saber, pois podem necessitar de analisar e tratar documentos que exigem conhecimentos especializados dessas áreas. Deverão igualmente adquirir competência na recolha de dados nomeadamente através da elaboração de inquéritos e realização de entrevistas. Os arquivistas necessitam também ter conhecimentos aprofundados sobre a forma de funcionamento e estruturação das organizações para adequar a gestão do respectivo sistema de arquivo à instituição em que trabalham. Por vezes, têm também de lidar com documentos muito antigos que exigem conhecimentos de paleografia. No entanto, mais importante é ainda o conhecimento da diplomática, a qual analisa a estrutura do documento, possibilitando o conhecimento da sua evolução e das suas funcionalidades.

No desenvolvimento do seu trabalho, os bibliotecários-documentalistas costumam colaborar com outros profissionais, como por exemplo, técnicos de informática, engenheiros de telecomunicações, livreiros ou encadernadores. Por outro lado, são responsáveis por coordenar e supervisionar o trabalho dos técnicos-adjuntos de biblioteca e documentação. Tradicionalmente, os arquivistas só colaboravam com profissionais da mesma área, apenas recorrendo a outros profissionais quando necessitavam de ajuda em arquivos muito especializados. Contudo, hoje em dia, a arquivística é cada vez mais uma disciplina de âmbito interdisciplinar. A sua cooperação com pessoal especializado nas áreas da administração, da informática, etc., torna-se actualmente indispensável. E tal como os bibliotecários-documentalistas, também os arquivistas são responsáveis pela coordenação e supervisão do trabalho dos técnicos-adjuntos de arquivo.

A actividade destes profissionais prende-se com a gestão e controlo de documentos bem como a disponibilização e tratamento da informação neles contida. Assim sendo é importante que quem opte por estas profissões seja metódico, organizado, minucioso, paciente, ponderado e possua uma boa capacidade de concentração. É igualmente importante que tenha uma boa capacidade de expressão escrita e oral e que possua algum gosto pelo contacto directo com o público. Estas profissões exigem ainda um espírito curioso e um gosto pela pesquisa. Fundamental é a sensibilidade e o interesse pela preservação e pela difusão de documentos, bem como a preocupação de manter a originalidade e a integridade dos documentos com que trabalham encarando-os como importantes testemunhos de natureza cultural, científica ou administrativa. Tanto os bibliotecários-documentalistas como os arquivistas têm particular preocupação em manter a originalidade e a integridade dos documentos com que trabalham, assegurando, desse modo, a fiabilidade e integridade dos mesmos.

• Texto retirado do site da Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas

http://www.apbad.pt/Profissao_Areas.htm