Este texto foi retirado do https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/5-pasos-para-organizar-un-evento-virtual-exitoso/ e traduzido pelo Google Tradutor, (tive que fazer uma mudanças pontuais, pois algumas palavras ficaram distorcidas ou incompreensiveis)

5 passos para organizar um evento virtual de sucesso em tempos de distanciamento social

28 de abril de 2020por Mariela López Hidalgo

Quando as organizações enfrentam contextos desafiadores, como uma pandemia global, o sucesso dependerá de nossa engenhosidade para implementar práticas que reflitam nossa força, inovação e adaptabilidade.

Para quem organiza eventos, independente do setor (governo, negócios, academia, indústrias criativas, sociedade civil), o distanciamento social torna-se um desafio maior, pois nos obriga a buscar alternativas para a execução de esforços que normalmente seriam baseados em interação face a face.

Se você tinha um evento planejado que foi adiado em função das medidas de prevenção ao COVID-19 (coronavírus), lembre-se que o mundo digital oferece uma infinidade de opções tecnológicas para integrar o seu público. Aqui estão cinco passos para transferir seus eventos para plataformas digitais enquanto promove o conhecimento aberto, a colaboração e o distanciamento da solidariedade.

1. Adapta a  metodologia   a  seus  públicos 

Embora esta recomendação também se aplique a eventos presenciais, as metodologias de comunicação e ensino que são eficazes pessoalmente não serão necessariamente eficazes em formatos virtuais.

Portanto, é importante que você trabalhe junto com os facilitadores, apresentadores e o restante da equipe do evento para definir os objetivos e planejar a programação com antecedência. Este nível de planejamento permitirá o desenho de  uma experiência virtual detalhada e interativa , com conteúdo relevante e que chame a atenção. Algumas perguntas úteis como ponto de partida são:

• Quanto tempo  meu  (s) público (s) tem  para participar?  
• Eles são adeptos de  novas tecnologias? 
• Por meio de quais dispositivos os membros do meu público costumam se conectar?  
• O que eles estão  interessados ​​em aprender / praticar / melhorar ?  
• Eles precisam interagir uns com os outros ou podem trabalhar individualmente?  

Este diagnóstico inicial  permitirá vai  determinar  a dinâmica  do evento  e  identificar se isso será feito  de forma  síncrona  (interagindo  em tempo real  via vídeo, áudio e / ou  chat) ou  de forma assíncrona  ( colocando  à disposição dos participantes  recursos on-line para que acessem de acordo com seus recursos disponíveis, com momentos de participação simultânea). Alguns elementos  criativos  que você pode incluir  em seus  metodologias  são:    

• Inquéritos, questionários ou feedback online com ferramentas como  Sli.do .
• Vídeos animados con componentes de storytelling.
• Painéis ou fóruns com especialistas via  streaming ao vivo . 
• Clipes pré-gravados com líderes de sua organização. 
• Aplicativos móveis .
• Gamificação, mais conhecida como  gamificação , pelo seu nome em inglês.
• Infográficos, gráficos e visualização de dados que suportam o conteúdo. 

O guia  # MovingOnline  do BID é um recurso útil para aprender como gerenciar a transição para metodologias de  aprendizagem  virtuais.  Embora  seu foco é o e n e-lear n ing ,  tem dicas úteis para o desenvolvimento de  eventos  deste tipo.     

2. Identifique a plataforma que melhor atende aos seus objetivos 

Algumas ferramentas como  Skype ,  Microsoft  Teams  ou  Webex trabalham para replicar  reuniões ou seminários  mais simples ,  mas eventos inovadores e complexos necessitam de  outras integrações. A plataforma  Zoom Além de oferecer  mensagens instantâneas, registro e monitoramento dos participantes,  permite  ter chamadas de vídeo  em salas virtuais , muito  convenientes  para  realizar  oficinas  informativa , participativa , e de formação  e, com sua modalidade de  sessões de trabalho paralelas  , atividades que requerem a divisão dos participantes em grupos. 

Por outro lado, plataformas educacionais como o  Moodle , com uma abordagem  open – source  para  e-learning,  podem ser adaptadas para  integrar recursos visuais  e sonoros que beneficiam o cumprimento dos seus  objetivos de aprendizagem .   

Uma prática recomendada é alinhar os objetivos de seus esforços com os objetivos  de negócios de  sua organização. Com base nisso, você poderá  economizar recursos todos os  departamentos adotando  parceiros internos ou externos que tenham  objetivos  semelhantes e  buscar  formas  de colaboração  para o  seu  evento virtual e até mesmo  desenvolver juntos .    

3. Promova seu evento  com ferramentas de comunicação digital  

Para  divulgar  seu evento virtual ,  você deve  voltar à primeira etapa e considerar  seu público-alvo –  Qual é o perfil de seus assistentes? – ,  mas também  os canais de comunicação relevantes,  o formato em que recebem as informações de forma mais eficaz, as  principais mensagens  e  indicadores . Ferramentas como o  MailChimp  e  HubSpot  oferecer  algumas aulas gratuitas para atrair seus   públicos  através de  vários tipos de  campanhas    de mercado digital. 

A melhor maneira de  convidar   os públicos  internos de  uma organização para participar  é através  dos  instrumentos  digitais disponíveis para  o pessoal ,  especialmente  se eles estão em  contexto do teletrabalho . Na  tabela a  seguir  , mostramos alguns  exemplos de canais formais e informais:     

Se o evento  é destinado a públicos  externos , instrumentos de marketing por e-mail  e  redes sociais  são  úteis para gerar  campanhas  expectativa. LinkedIn e Facebook , para citar  alguns ,  possuem  soluções corporativas  que permitem  segmentar públicos e  investir em  anúncios para promover  o  conteúdo que  você deseja .      

Independentemente dos  canais que você  tiver disponíveis ,  pois  isso dependerá do porte e dos recursos  de  sua  organização , você pode controlar uma comunicação eficaz se certificar-se de manter a consistência nas mensagens  e identificar os porta-vozes que conduzem sua  divulgação.  

4. Comunique-se com as regras do jogo  

Depois de  ter  seus  participantes confirmados, certifique-se de  fornecer- lhes  instruções claras sobre a plataforma  em que o evento será realizado . Lembre-se de incluir  códigos de login, contatos de suporte  e outros  requisitos técnicos para  uma experiência do usuário tranquila .  

Além disso,  escolha um repositório de informações  onde você  possa encontrar tudo o que precisa  saber  sobre  o  evento  com antecedência . Idealmente , um  site  organizacional (compatível com dispositivos móveis) que colocará a agenda  do programa , apresentadores e outros materiais ou conteúdos importantes . Se seu orçamento for limitado, você pode explorar construtores de sites de  baixo custo  como  Wix ,  WordPress ,  SquareSpace  ou      Weebly . 

Outra boa ideia é estabelecer regras de comportamento online.  Por ser uma prática relativamente nova,  não  custa informar aos  participantes como eles devem se apresentar durante um evento virtual. O uso do celular, as formas de  ” levantar a mão”  e o  vocabulário  são  alguns aspectos a serem levados em consideração.    

5. Lembre-se de fazer o acompanhamento com seus participantes  

Para  medir a realização dos  seus objetivos , ser -se de recopi ar a lista de participantes conectados ao evento  e  deixá-los  começar  um  breve  exame que avalia  a percepção do  esforço. SurveyMonkey , por exemplo,  é uma ferramenta prática  para  a  recolha de dados  e análise subsequente.       

Por sua vez,  agradecer-lhes por participar, fazendo  disponíveis  os   de apoio materiais utilizados, vídeo ou gravações de áudio e qualquer outra informação útil , de preferência  não mais do que 48 horas após o evento  terminou .   

Mantenha em  mente que o sucesso do  seu  evento não só  está em sua  implementação, mas também em acções de vigilância posteriores  e continuidade  de  resultados . Grande  parte do ROI  intangível  de  seu  esforço  é  que  os participantes tornam-se  em  futuros  embaixadores de  seus  objetivos  e por que não? aliados  que irão  motivá-  los a criar  iniciativas virtuais. 

Se você chegou até aqui, já está  cinco passos  mais perto  de  realizar seu evento  on-line . Com sorte , será parte de um movimento que  impulsiona a  inovação  em  espaços  virtuais , promovendo interações igualmente humanos e ,  cada vez mais , mais sustentáveis.