PORTARIA Nº 360, DE 18 DE MAIO DE 2022

Dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital.

O MINISTRO DE ESTADO DA EDUCAÇÃO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 87, parágrafo único, incisos I e II, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, no Decreto nº 10.195, de 30 de dezembro de 2019, e no Decreto nº 9.235, de 15 de dezembro de 2017, resolve:

Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico das instituições de educação superior – IES, pertencentes ao sistema federal de ensino, para o meio digital.

Art. 2º Fica vedada a produção de novos documentos integrantes do acervo acadêmico em suporte físico a partir de 1º de agosto de 2022.

§ 1º Para os fins desta Portaria, considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos, nos termos do art. 37 da Portaria MEC nº 315, de 4 de abril de 2018.

§ 2º As IES deverão produzir os documentos integrantes do acervo acadêmico inteiramente no meio digital a partir da data de que trata o caput.

§ 3º Os documentos em suporte físico recebidos pelas IES a partir de 1º de agosto de 2022, para fins de matrícula e demais atividades ligadas à vida acadêmica dos alunos, deverão ser convertidos para o meio digital.

Art. 3º A digitalização dos documentos pertencentes à subclasse 125.4 Documentação acadêmica, presente no Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior – Ifes, aprovado pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, terá preferência sobre a digitalização dos demais documentos.

Art. 4º Os procedimentos gerais para conversão e preservação dos documentos serão regulamentados em ato específico.

Art. 5º A digitalização do acervo acadêmico físico deverá ser concluída nos seguintes prazos, contados da data de publicação da norma prevista no art. 4º desta Portaria:

I – doze meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes matriculados em cursos superiores ofertados pelas IES;

II – vinte e quatro meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2016 e a data de publicação desta Portaria; e

III – trinta e seis meses, para o conjunto de documentos referentes à vida acadêmica dos estudantes formados no período compreendido entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.

Art. 6º Os documentos não contemplados pelos prazos definidos no art. 5º deverão ser digitalizados por demanda da parte interessada.

Art. 7º A Portaria MEC nº 315, de 2018, passa a vigorar com a seguinte alteração:

“Art. 45. Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final, conforme Código e Tabela aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 2011, deverão ser convertidos para o meio digital em prazo a ser estabelecido por ato do Ministro de Estado da Educação, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios”(NR)

Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

VICTOR GODOY VEIGA